糸玉的人資團隊某天收到行銷公關部的月月提出一個特別的申請——
她要去法國旅遊，需要公司開立一份英文版的在職證明，而且簽證中心特別要求要加蓋人資章、由人資主管親筆簽名。
椬秦先了解了整個申請用途與需求細節，再向部門主管糸玉彙報並討論該如何處理。
糸玉仔細考量後，向整個人資團隊寫了一封指導信。
信中說明得很清楚：
「法律上，公司沒有義務為員工的私人用途（例如旅遊簽證）開立英文在職證明或加蓋公司印章，這屬於公司自願提供的服務性證明。」
她也提醒團隊——
若不是公務出差，公司可以選擇提供或拒絕。
多數企業會採「中性版本」的折衷方式：只載明員工職稱、任職期間，不註明用途；並以公司大小章替代人資主管親簽。
糸玉還補充了原因：
- 文件蓋章與簽名涉及對外法律風險。
- 若簽證遭拒，公司文件可能被誤認為「擔保」。
- HR主管的親簽屬法律文件行為，恐超出權責。
最後，她給出建議——
可以提供中性英文版的在職證明，若簽證單位堅持要主管簽名，則可由公司出具正式說明信：「該行程為員工私人行為，與公司無涉。」
